Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải ghi đúng bản chất giao dịch, đủ để nhận diện hàng hóa, thống nhất với hồ sơ liên quan và tuân thủ quy định về mã hàng hóa nếu có. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết kèm ví dụ và các lỗi doanh nghiệp cần tránh.
1. Căn cứ pháp lý về hóa đơn điện tử từ 01/07/2026
Việc lập hóa đơn điện tử từ 01/07/2026 được thực hiện theo các văn bản sau:
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử gồm 5 chương, 45 điều và 1 Phụ lục về nội dung hóa đơn
- Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết 8 nhóm nội dung bắt buộc thể hiện trên hóa đơn, trong đó có chỉ tiêu tên hàng hóa, dịch vụ
Nghị định 254/2026/NĐ-CP bãi bỏ hoàn toàn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần rà soát lại phần mềm hóa đơn điện tử và quy trình nội bộ trước thời điểm 01/07/2026 để tránh bị xử phạt do sai lệch nội dung hoặc chậm chuyển dữ liệu.
2. Quy định ghi tên hàng hóa, dịch vụ theo Nghị định 254/2026
Theo Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử phải phản ánh đúng bản chất giao dịch thực tế phát sinh. Cụ thể, doanh nghiệp cần đảm bảo 4 nguyên tắc sau:
Ghi đúng tên thực tế của hàng hóa, dịch vụ
Tên hàng hóa phải thể hiện đúng loại hàng hóa, dịch vụ đã bán hoặc cung cấp, không ghi chung chung, không ghi sai bản chất giao dịch.
Ví dụ đúng:
- Máy tính xách tay Dell Inspiron 15
- Dịch vụ thiết kế website
- Bàn làm việc gỗ MDF
Ví dụ sai (không nên ghi):
- “Hàng hóa”
- “Thiết bị”
- “Dịch vụ khác”
Nội dung rõ ràng, đủ để nhận diện giao dịch
Tên hàng hóa, dịch vụ cần đủ thông tin để người mua và cơ quan thuế xác định được đối tượng giao dịch, thay vì dùng các cụm từ quá chung như “sản phẩm”, “thiết bị”, “dịch vụ”.
Thống nhất với chứng từ liên quan
Thông tin trên hóa đơn điện tử phải thống nhất với hợp đồng, báo giá, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và hồ sơ thanh toán. Đây là yếu tố cơ quan thuế đối chiếu đầu tiên khi kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch.
Không làm thay đổi bản chất giao dịch
Ví dụ: doanh nghiệp bán phần mềm thì không được ghi thành “thiết bị”; cung cấp dịch vụ đào tạo thì không được ghi thành “dịch vụ khác”.
3. Cách ghi mã hàng hóa, dịch vụ và đơn vị tính
Đây là điểm quan trọng mà nhiều doanh nghiệp bỏ sót khi chuyển sang áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
Về mã hàng hóa, dịch vụ: trường hợp hàng hóa, dịch vụ giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn bắt buộc phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ, không được chỉ ghi một trong hai.
Về đơn vị tính: người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định đơn vị tính thể hiện trên hóa đơn, theo đúng đơn vị đo lường quy định tại pháp luật về đo lường. Ví dụ: tấn, tạ, yến, kg, g, mg, lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m³, m², m.
Riêng doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, cho thuê xe có hợp đồng với đối tác theo tuyến cố định thì không cần thể hiện biển số phương tiện và hành trình (điểm đi – điểm đến) trên hóa đơn.
4. Cách ghi tên hàng hóa, dịch vụ bằng chữ nước ngoài
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ: chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt, và cỡ chữ phải nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
5. Các trường hợp đặc thù cần lưu ý
Hàng hóa có nhiều chủng loại
Doanh nghiệp có thể ghi chi tiết từng mặt hàng hoặc lập bảng kê kèm theo hóa đơn nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế, địa chỉ người bán, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.
Dịch vụ thực hiện theo hợp đồng
Tên dịch vụ phải thể hiện đúng nội dung đã ký kết trong hợp đồng, tránh ghi tắt hoặc ghi thiếu.
Bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân
Với một số giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng cá nhân, hóa đơn không bắt buộc thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, nhưng phải ghi rõ nội dung “Bán cho người tiêu dùng”. Lưu ý: hóa đơn không có thông tin người mua sẽ không có giá trị để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế cho bên mua là tổ chức, doanh nghiệp.
6. Lỗi thường gặp và cách khắc phục
| Lỗi thường gặp | Hệ quả | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Ghi tên hàng hóa quá chung chung | Bị yêu cầu giải trình khi thanh tra thuế | Chuẩn hóa danh mục hàng hóa, dịch vụ chi tiết trong phần mềm kế toán |
| Thiếu mã hàng hóa khi có quy định mã | Hóa đơn không hợp lệ | Rà soát danh mục có mã theo quy định, đồng bộ với phần mềm |
| Sai đơn vị tính | Sai lệch số liệu kê khai | Đối chiếu đơn vị đo lường theo quy định pháp luật |
| Ghi sai bản chất giao dịch (VD: phần mềm ghi thành thiết bị) | Rủi ro bị coi là gian lận thuế | Đào tạo nhân sự lập hóa đơn theo đúng bản chất hợp đồng |
| Không thống nhất với hợp đồng, phiếu xuất kho | Khó chứng minh tính hợp pháp khi kiểm tra | Kiểm tra đối chiếu chứng từ trước khi ký số |
Khi phát hiện ghi sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo đúng trình tự quy định (xem chi tiết quy trình điều chỉnh hóa đơn lập sai tại bài viết liên quan bên dưới).
7. Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ đúng quy định
- Rà soát và chuẩn hóa danh mục hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống kế toán trước 01/07/2026
- Kiểm tra phần mềm hóa đơn điện tử đã cập nhật quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP hay chưa
- Ban hành quy trình kiểm tra thông tin trước khi phát hành hóa đơn
- Đào tạo nhân sự phụ trách lập hóa đơn về các điểm mới: mã hàng hóa, đơn vị tính, quy tắc ghi chữ nước ngoài
- Đối chiếu hóa đơn với hồ sơ giao dịch trước khi ký số
8. Câu hỏi thường gặp
Ghi tên hàng hóa bằng mã hàng có được không? Được, nhưng chỉ được dùng mã hàng thay thế hoàn toàn khi vẫn đảm bảo thể hiện đầy đủ, rõ ràng nội dung giao dịch. Nếu hàng hóa có quy định về mã bắt buộc, phải ghi cả tên và mã.
Có được ghi tên viết tắt trên hóa đơn điện tử không? Có thể dùng ký hiệu hoặc tên viết tắt đã được doanh nghiệp quy định thống nhất, miễn không gây hiểu nhầm và vẫn xác định được hàng hóa, dịch vụ.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào? Từ ngày 01/07/2026, thay thế hoàn toàn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Khi phát hiện ghi sai tên hàng hóa thì xử lý như thế nào? Doanh nghiệp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo đúng trình tự quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn liên quan.
9. Kết luận
Ghi đúng tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu để hóa đơn hợp lệ, mà còn là “lớp phòng vệ” đầu tiên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi quyết toán, thanh tra thuế. Với Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026, các quy định mới về mã hàng hóa, đơn vị tính và cách ghi chữ nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ quy trình lập hóa đơn ngay từ bây giờ.
