Kiến thức chuyên môn là nền tảng của người làm kế toán, nhưng năng lực chuẩn hóa quy trình kế toán, kiểm soát vận hành và xây dựng hệ thống mới giúp kế toán nâng tầm vai trò trong doanh nghiệp. Chị Phạm Thị Hà Trang, học viên K49 khóa Kế toán trưởng Bản Lĩnh & Tài Năng của ACAC Academy, là ví dụ điển hình.
Từ một kế toán thường xuyên xử lý hồ sơ khi nghiệp vụ đã phát sinh, chị Hà Trang từng bước xây dựng hệ thống quy trình phù hợp với doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tốt hơn, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian cho công việc kế toán hằng ngày.
Tóm tắt nhanh
- Bối cảnh: Doanh nghiệp [ngành hàng] mở rộng bán hàng trên sàn thương mại điện tử, số đơn tăng nhanh.
- Vấn đề: Phát sinh thất thoát hàng hóa, chưa có luồng nhập – xuất rõ ràng.
- Giải pháp: Xây hệ thống checklist quy trình trên Google Sheets, bắt đầu từ quy trình nhập – xuất hàng.
- Kết quả: Kiểm soát chặt hơn, giảm việc sửa chứng từ, tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.
Bối cảnh: Bán hàng trên sàn TMĐT tăng, thất thoát hàng hóa xuất hiện
Khi mới về doanh nghiệp, chị Hà Trang nhận thấy công ty chưa có hệ thống quy trình xây theo đặc thù vận hành. Công ty có tham khảo quy trình của một số công ty cùng hệ thống, nhưng khác quy mô và cách vận hành nên không áp dụng nguyên mẫu được. Chị tự lập các checklist đơn giản để theo dõi công việc.
Giai đoạn đầu, hoạt động kinh doanh chưa phức tạp nên rủi ro chưa lộ rõ. Khi doanh nghiệp mở rộng bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, số đơn hàng tăng lên và thất thoát hàng hóa bắt đầu xuất hiện. Chị phải trả lời những câu hỏi:
- Kiểm soát luồng nhập – xuất hàng bằng cách nào?
- Ai đề xuất, ai phê duyệt?
- Bộ phận kho thực hiện ra sao?
- Kế toán cần kiểm soát dữ liệu từ thời điểm nào?
Doanh nghiệp không chỉ cần một quy trình, mà cần quy trình phù hợp với chính mình: đủ rõ để kiểm soát, đủ đơn giản để áp dụng.
Bắt đầu từ đâu? Xử lý điểm thất thoát trước, không làm tràn lan
Chị Hà Trang không triển khai nhiều quy trình cùng lúc. Chị chọn vấn đề ảnh hưởng trực tiếp nhất là quy trình nhập – xuất hàng, vì đó là nơi phát sinh thất thoát. Khi đã kiểm soát được, chị mới mở rộng sang:
- Quy trình tạm ứng
- Quy trình kiểm soát chi phí
- Quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Cách làm này giúp hoàn thiện hệ thống từng bước mà không tạo áp lực thay đổi quá lớn lên nhân sự.
Xây hệ thống quy trình bằng checklist Google Sheets
Sau khi học cách xây dựng hệ thống quy trình, biểu mẫu và kiểm soát vận hành, chị không lấy nguyên bộ tài liệu có sẵn để yêu cầu các phòng ban làm theo. Chị phân tích quy mô doanh nghiệp, cách các bộ phận đang làm việc, bước nào thực sự cần kiểm soát và nội dung nào có thể đơn giản hóa.
Cấu trúc file checklist
| Thành phần | Nội dung |
|---|---|
| Mục lục tổng | Liên kết trực tiếp tới từng quy trình |
| Sheet riêng cho từng quy trình | Nhập – xuất hàng, tạm ứng, kiểm soát chi phí… |
| Hướng dẫn từng bước | Làm gì, theo thứ tự nào |
| Phân vai | Người đề xuất, người phê duyệt, bộ phận tiếp nhận |
| Phần của kế toán | Cách theo dõi và hạch toán |
Ví dụ: quy trình xuất hàng mẫu cho phòng Marketing
| Bước | Câu hỏi checklist trả lời |
|---|---|
| 1 | Ai đề xuất xuất hàng? |
| 2 | Cần cung cấp thông tin gì? |
| 3 | Ai phê duyệt? |
| 4 | Kho thực hiện xuất hàng như thế nào? |
| 5 | Kế toán ghi nhận và kiểm soát ra sao? |
Nhờ vậy, quy trình không còn là tài liệu chỉ để lưu trữ mà trở thành công cụ dùng hằng ngày. Bạn muốn xây hệ thống tương tự bằng công cụ hiện đại? Xem khóa Ứng dụng AI cho Tài chính Kế toán.
Kết quả: kiểm soát tốt hơn, tiết kiệm thời gian cho phòng kế toán
| Trước khi có quy trình | Sau khi có quy trình | |
|---|---|---|
| Khi nhận hồ sơ | Phải kiểm tra lại hồ sơ đủ chưa, chứng từ đúng mẫu chưa, hợp đồng và biên bản nghiệm thu có ổn không | Các phòng ban biết cần chuẩn bị hồ sơ gì, dùng biểu mẫu nào, phối hợp kế toán ở bước nào |
| Trạng thái | Xử lý bị động | Kiểm soát từ đầu |
| Thời gian | Mất nhiều thời gian kiểm tra và sửa chứng từ | Kiểm tra nhanh hơn [___ giờ/tuần] |
Chị Hà Trang chia sẻ:
“Em thấy nói chung là tiết kiệm được rất rất nhiều thời gian.”
Từ “người đòi chứng từ” thành người xây hệ thống vận hành
Giá trị lớn hơn nằm ở thay đổi vai trò. Trước đây, kế toán tham gia ở bước cuối: nghiệp vụ phát sinh → nhận hồ sơ → kiểm tra → sửa sai. Nay, chị tham gia từ sớm: hiểu cách phòng ban vận hành → thiết kế luồng công việc → xây biểu mẫu → kiểm soát từ đầu.
Với chi phí Marketing, thay vì chờ cuối tháng mới kiểm tra hồ sơ, chị phối hợp cùng bộ phận Marketing ngay từ đầu để thống nhất dữ liệu cần lưu, hồ sơ cần chuẩn bị, cách nghiệm thu và cách kiểm soát chi phí.
Muốn xem thêm cách học viên ACAC xây hệ thống trong doanh nghiệp, đọc các câu chuyện:
- Nguyễn Thị Lân K74: từ giao việc bằng miệng đến quản lý công việc theo quy trình
- Cao Thị Ánh: xây hệ thống KPI bài bản cho từng phòng ban
- Nguyễn Thị Thảo: từ hoàn thiện quy trình đến tăng thu nhập
Toàn bộ thư viện nằm ở mục Casestudy ACAC.
Năm bài học khi chuẩn hóa quy trình kế toán
- Bắt đầu từ vấn đề đang gây thiệt hại, không phải từ bộ tài liệu đẹp nhất.
- Xây theo thực tế doanh nghiệp, không áp dụng máy móc mô hình có sẵn.
- Trao đổi với người trực tiếp thực hiện trước khi ban hành.
- Tối ưu từng bước rồi mới mở rộng.
- Biến quy trình thành công cụ dùng hằng ngày (checklist dễ mở, dễ làm), không chỉ là tài liệu lưu trữ.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình nhập – xuất hàng trong doanh nghiệp gồm những bước nào?
Một quy trình cơ bản đi từ đề xuất, phê duyệt, lập chứng từ, thực hiện nhập/xuất kho, cập nhật số liệu, cho tới chuyển dữ liệu cho kế toán hạch toán. Điểm mấu chốt là mỗi bước có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nào trước?
Nên bắt đầu từ khu vực đang gây thiệt hại lớn nhất. Trong trường hợp của chị Hà Trang, đó là quy trình nhập – xuất hàng, sau đó mới mở rộng sang tạm ứng và kiểm soát chi phí.
Vì sao dùng Google Sheets để xây checklist quy trình?
Google Sheets dễ chia sẻ, dễ liên kết giữa các sheet và các phòng ban có thể mở ngay đúng phần việc cần làm mà không cần triển khai phần mềm phức tạp.
Tôi có thể học cách xây dựng hệ thống quy trình ở đâu?
Bạn có thể tham khảo khóa huấn luyện Kế toán trưởng hoặc khóa Kế toán tổng hợp của ACAC Academy.
Bạn muốn xây hệ thống quy trình cho doanh nghiệp của mình?
Tìm hiểu khóa huấn luyện Kế toán trưởng ACAC, khóa Kế toán trưởng tích hợp AI hoặc khóa huấn luyện CEO dành cho chủ doanh nghiệp. Hotline tư vấn: 0964.634.525 · Liên hệ ACACKết quả có thể khác nhau tùy quy mô và cách vận hành của từng doanh nghiệp.
