Trong thời kỳ chuyển đổi số mãnh liệt như ngày nay, Kế toán trưởng nên áp dụng các công cụ làm việc thông minh vào công việc để giảm áp lực và tối ưu hóa quy trình vận hành. Hiểu được điều đó, ACAC Academy đề xuất 5 công cụ số hóa kế toán để hỗ trợ Kế toán trưởng đẩy nhanh tiến độ công việc cũng như giảm thiểu tối đa những rủi ro không đáng có trong hành trình quản lý tài chính doanh nghiệp.
1. Phần mềm quản lý tài liệu: Google Drive
a. Google Drive là gì?
Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Google, cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và truy cập tệp mọi lúc, mọi nơi. Nó hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu trên các thiết bị và tích hợp với các công cụ như Google Docs, Sheets, và Slides để làm việc trực tuyến hiệu quả.
b. Tính năng nổi bật của Google Drive trong lĩnh vực kế toán
Google Drive mang lại nhiều tính năng hữu ích cho lĩnh vực kế toán, bao gồm:
- Lưu trữ đám mây an toàn: Google Drive cho phép lưu trữ tài liệu, báo cáo tài chính và dữ liệu kế toán với bảo mật cao. Đồng thời, vì trong cùng một hệ sinh thái nên Google Drive được tích hợp với Google Workspace, giúp người dùng làm việc trực tiếp trên Google Sheets hoặc Docs để xử lý bảng tính, báo cáo.
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Người dùng có thể dễ dàng truy cập tài liệu từ mọi thiết bị có internet cũng như linh hoạt chia sẻ báo cáo và tệp cho đồng nghiệp hoặc khách hàng với quyền kiểm soát truy cập (xem, chỉnh sửa).
- Tự động sao lưu và đồng bộ hóa: Tính năng này giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và giúp các tài liệu luôn được cập nhật mới nhất.
2. Phần mềm kế toán chuyên nghiệp: MISA AMIS
a. MISA AMIS là gì?
MISA AMIS là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất do Công ty Cổ phần MISA phát triển, hỗ trợ các doanh nghiệp trong các lĩnh vực:
– Tài chính – Kế toán: Quản lý tài chính, kế toán và thuế.
– Marketing – Bán hàng: Tối ưu hóa quy trình tiếp thị và bán hàng.
– Quản trị Nhân sự: Quản lý nhân sự và tiền lương.
– Văn phòng số: Tạo môi trường làm việc số hóa.
Nền tảng này tích hợp các công nghệ tiên tiến như AI, Big Data, Cloud và Blockchain, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất và nâng cao hiệu quả quản lý. Đến năm 2024, MISA AMIS đã hỗ trợ chuyển đổi số cho hơn 250.000 doanh nghiệp và được công nhận là Thương hiệu quốc gia Việt Nam.
b. Tính năng nổi bật của MISA AMIS trong lĩnh vực kế toán
- Quản lý sổ sách kế toán tự động, chính xác: MISA AMIS sẽ hỗ trợ kế toán trưởng trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho. Đồng thời, phần mềm này còn kết nối dữ liệu trực tiếp với ngân hàng, giúp đối chiếu và cập nhật sổ sách một cách nhanh chóng nhất.
- Tự động lập báo cáo tài chính: Thay vì lo sợ lập báo cáo tài chính muộn, kế toán trưởng có thể yên tâm giao việc này cho MISA. Với các mẫu báo cáo tài chính chuẩn, MISA sẽ hỗ trợ kế toán trưởng lập báo cáo tài chính đầy đủ, tích hợp các tính năng kiểm tra tính hợp lệ, số liệu trước khi xuất bản.
- Sử dụng mọi lúc, mọi nơi với nền tảng Cloud: MISA AMIS là phần mềm kế toán trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud), cho phép truy cập từ mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng). Hơn nữa, dữ liệu được đồng bộ hóa theo thời gian thực, đảm bảo an toàn và bảo mật cao cũng như hỗ trợ người dùng làm việc từ xa hoặc phối hợp với các phòng ban khác dễ dàng.
3. Phần mềm quản lý hóa đơn: VNPT Invoice
a. VNPT Invoice là gì?
VNPT Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử do Tập đoàn VNPT phát triển, được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tin dùng. Phần mềm này giúp doanh nghiệp phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trên nền tảng đám mây, đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định pháp luật.
b. Tính năng nổi bật của VNPT Invoice trong lĩnh vực kế toán
- Quản lý và lưu trữ hóa đơn an toàn: Hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện tử với chi phí thấp, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu. Ứng dụng này cũng hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.
- Phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng và linh hoạt: VNPT Invoice cho phép lập và phát hành hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị kết nối internet như máy tính, điện thoại di động. Đồng thời, phần mềm này còn hỗ trợ phát hành hóa đơn theo lô lớn, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
4. Ứng dụng báo cáo tài chính Power BI
a. Power BI là gì?
Power BI là một nền tảng phân tích dữ liệu và trực quan hóa được Microsoft phát triển, giúp các doanh nghiệp xử lý, phân tích, và trình bày dữ liệu tài chính một cách dễ hiểu và trực quan.
Trong lĩnh vực tài chính, Power BI được sử dụng để:
- Tạo báo cáo tài chính chuyên sâu.
- Theo dõi hiệu quả kinh doanh qua các chỉ số KPI.
- Dự báo xu hướng tài chính dựa trên dữ liệu lịch sử.
b. Tính năng nổi bật của Power BI trong lĩnh vực kế toán
- Trực quan hóa dữ liệu chuyên sâu: Power BI cung cấp hàng loạt biểu đồ và hình ảnh hóa: biểu đồ cột, đường, bánh, heatmap, scatter plot… Ứng dụng này còn hỗ trợ tạo dashboard tương tác giúp người dùng phân tích dữ liệu theo các chiều khác nhau (drill-down, filter,…). Người dùng cũng có thể tùy chỉnh giao diện như thay đổi màu sắc, thiết kế báo cáo để phù hợp với thương hiệu hoặc yêu cầu cụ thể.
- Sử dụng mọi lúc, mọi nơi: Người dùng có thể xem báo cáo và dash board mọi lúc, mọi nơi, bất kể trên iOS hay Android với giao diện tự động tối ưu hóa.
- Khả năng xử lý dữ liệu lớn: Power BI có khả năng tích hợp với Azure Synapse và BigQuery để phân tích khối lượng dữ liệu lớn.
5. Phần mềm quản lý công việc Asana
a. Asana là gì?
Asana là một phần mềm quản lý công việc và dự án, giúp cá nhân và đội nhóm tổ chức, theo dõi, và quản lý nhiệm vụ một cách hiệu quả. Nó cung cấp các công cụ để lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ, và cộng tác trong thời gian thực. Với giao diện thân thiện, Asana hỗ trợ tăng năng suất và đảm bảo mọi người đều nắm rõ tiến độ công việc.
b. Tính năng nổi bật của Asana trong lĩnh vực kế toán
- Quản lý dự án trực quan: Người dùng có thể dễ dàng sắp xếp, phân loại các nhiệm vụ và theo dõi tiến độ từng bước. Hiển thị mốc thời gian và tiến độ dự án giúp Kế toán trưởng lập kế hoạch hợp lý và phát hiện kịp thời các vấn đề trong lịch trình.
- Tính năng cộng tác nhóm: Kế toán trưởng có thể phân công công việc cho từng thành viên với thời hạn rõ ràng. Các thành viên có thể trao đổi trực tiếp trong từng nhiệm vụ, giúp giảm thiểu email hoặc các kênh giao tiếp ngoài lề.
- Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Asana kết nối với hơn 100 ứng dụng như Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Zoom, Zapier, v.v. Điều này cũng góp phần trong khả năng tùy chỉnh tích hợp với các hệ thống nội bộ hoặc phần mềm khác.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc áp dụng các công cụ số hóa thông minh không chỉ giúp Kế toán trưởng nâng cao hiệu quả làm việc mà còn hạn chế tối đa những sai lầm trong quản lý tài chính – từ mất dữ liệu, chậm trễ trong báo cáo đến sai sót trong kiểm soát chi phí. Xem thêm về những sai lầm phổ biến trong quản lý tài chính tại đây.
Với 5 công cụ số hóa như Google Drive, MISA AMIS, VNPT Invoice, Power BI và Asana, Kế toán trưởng có thể xây dựng một hệ thống quản trị tài chính chuyên nghiệp, hiệu quả và minh bạch. Đừng để những rủi ro không đáng có làm ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn. Hãy để ACAC Academy đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi số!
Mọi thông tin thắc mắc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua hotline: 0964.634.525
