Kê khai thuế GTGT đầu vào chưa đủ điều kiện như thế nào?

Tháng mười 10, 2026
10:29 sáng

Kê khai thuế GTGT đầu vào chưa đủ điều kiện là tình huống phổ biến khi hóa đơn điện tử đã xuất trên hệ thống nhưng doanh nghiệp chưa có đủ hồ sơ hoặc chưa ký số hợp lệ. Trả lời ngắn: số thuế GTGT của những hóa đơn này được kê khai vào kỳ tiếp theo vào chỉ tiêu [38] trên Tờ khai mẫu 01/GTGT khi đáp ứng điều kiện; giá trị hàng hóa, dịch vụ trước thuế không được chuyển vào các chỉ tiêu [23],[23a],[24],[24a] trong kỳ bổ sung.

Tóm tắt nhanh

Câu hỏi	Trả lời
Kê khai khi nào?	Khi hóa đơn đáp ứng đủ điều kiện kê khai (hồ sơ thanh toán, ký số hợp lệ) sẽ kê khai vào kỳ tiếp theo vào chỉ tiêu [38] của tờ khai 01/GTGT.
Đối tượng áp dụng	Doanh nghiệp có hóa đơn đầu vào đã xuất nhưng chưa đủ điều kiện kê khai trong kỳ (thiếu hồ sơ, chưa ký số, hoặc cần xác minh).
Giá trị hàng hóa trên tờ khai	Việc kê khai bổ sung chỉ làm thay đổi số thuế GTGT khấu trừ (chỉ tiêu [38]); không bao gồm giá trị hàng hóa/dịch vụ ở các chỉ tiêu [23],[23a],[24],[24a].

1. Hiện tượng và câu hỏi kế toán thường gặp khi Kê khai thuế GTGT đầu vào chưa đủ điều kiện

1.1 Tình huống thực tế

Hóa đơn điện tử đã được người bán lập trên hệ thống nhưng doanh nghiệp chưa nhận đủ hồ sơ thanh toán (phiếu chi, hợp đồng, biên bản giao nhận…).
Hóa đơn lập trong kỳ nhưng người bán ký số ở kỳ sau, hoặc hóa đơn cần xác minh về giao dịch trước khi kê khai.
Kế toán thấy thuế đầu vào có thể khấu trừ nhưng chưa đủ chứng từ hợp lệ để ghi nhận trong kỳ.

1.2 Các câu hỏi thường gặp

Có phải chờ đến khi đầy đủ hồ sơ mới được kê khai đầu vào không?
Nếu kê khai bổ sung, ghi như thế nào trên tờ khai 01/GTGT?
Giá trị hàng hóa có được điều chỉnh sang kỳ sau cùng với số thuế không?

2. Căn cứ hướng dẫn và cách hiểu Kê khai thuế GTGT đầu vào chưa đủ điều kiện (tóm tắt từ nguồn)

Để xử lý đúng, kế toán cần nắm hướng dẫn từ cơ quan tài chính – hải quan về việc kê khai các hóa đơn chưa đủ điều kiện. Nội dung trả lời trên Hệ thống Hỏi đáp CSTC (Bộ Tài chính) làm rõ phương án kê khai bổ sung số thuế GTGT đầu vào.

Căn cứ Trả lời Hệ thống Hỏi đáp CSTC (Bộ Tài chính):

Trong thực tế, có một số hóa đơn đã xuất hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử nhưng doanh nghiệp chưa đủ căn cứ để kê khai trong kỳ do chưa nhận được hồ sơ thanh toán, chưa hoàn tất việc xác minh giao dịch hoặc do hóa đơn được lập trong kỳ nhưng ký số ở kỳ sau. Các hóa đơn này sẽ được doanh nghiệp kê khai vào kỳ tiếp theo khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Theo đó, doanh nghiệp thực hiện kê khai số thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn chưa kê khai ở kỳ trước vào chỉ tiêu [38] trên Tờ khai mẫu 01/GTGT (Do chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau). Tuy nhiên, việc kê khai này không bao gồm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào trước thuế tại các chỉ tiêu [23], [23a], [24], [24a].

Căn cứ Trang Chính sách thuế – Báo Điện tử Chính phủ:

Tại Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, Chính phủ quy định chi tiết việc khai thuế, nộp thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

3. Các bước kế toán thực hiện khi Kê khai thuế GTGT đầu vào chưa đủ điều kiện

3.1 Kiểm tra và lưu trữ hồ sơ

Ghi nhận ngay trên hệ thống quản lý (ghi chú trạng thái: chờ hồ sơ, chờ ký số, đang xác minh).
Thu thập, lưu trữ: hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất/nhập, đề nghị thanh toán, chứng từ thanh toán (nếu có).

3.2 Khi đủ điều kiện kê khai

Kê khai số thuế GTGT đầu vào của hóa đơn đã đủ điều kiện vào kỳ phát sinh sau khi hoàn thiện hồ sơ; ghi vào chỉ tiêu [38] trên Tờ khai mẫu 01/GTGT như hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Không điều chỉnh các chỉ tiêu về giá trị hàng hóa, dịch vụ (các chỉ tiêu [23],[23a],[24],[24a]) cho kỳ trước; chỉ làm thay đổi số thuế khấu trừ chuyển kỳ sau.
Lưu chứng từ kèm theo phụ lục kê khai bổ sung để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra (ghi rõ lý do không kê khai kỳ trước và cột tham chiếu hóa đơn).

3.3 Trình tự trên phần mềm tờ khai

Nhập số thuế GTGT được khấu trừ bổ sung vào ô tương ứng theo mô tả tờ khai (chỉ tiêu [38]).
Ghi chú tệp đính kèm trong hồ sơ điện tử hoặc file lưu nội bộ để giải trình khi cần.
In/ghi sổ nhật ký thuế nếu công ty lưu bản cứng làm bằng chứng.

4. Lưu ý kế toán và rủi ro cần quản trị

4.1 Điều kiện để được khấu trừ

Hóa đơn, chứng từ phải đáp ứng đầy đủ theo quy định (hóa đơn hợp lệ, có ký số hợp lệ, hợp đồng, chứng từ thanh toán nếu quy định bắt buộc).
Nếu hóa đơn có sai sót, phải yêu cầu người bán điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định trước khi kê khai.

4.2 Ghi chép giải trình rõ ràng

Ghi rõ lý do không kê khai trong kỳ phát sinh (ví dụ: chờ ký số, chờ hồ sơ thanh toán, cần xác minh giao dịch).
Lưu trữ email/biên bản trao đổi với bên bán làm căn cứ chứng minh khi cơ quan thuế hỏi.

4.3 Nguy cơ kiểm tra và hậu quả

Việc kê khai không đúng cách có thể dẫn đến yêu cầu điều chỉnh, truy thu hoặc xử phạt nếu cơ quan thuế xác định hóa đơn không đáp ứng điều kiện khấu trừ tại thời điểm kê khai. Do đó, kế toán cần bảo đảm hồ sơ đầy đủ trước khi kê khai bổ sung.

5. Mẫu minh họa ghi chú nội bộ và hồ sơ kèm theo

File danh sách bổ sung: mã hóa đơn | mã số người bán | ngày lập hóa đơn | lý do chưa kê khai kỳ trước | ngày hoàn thiện hồ sơ | số thuế GTGT bổ sung.
Hồ sơ kèm theo: bản sao hóa đơn điện tử, email xác nhận, hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán.

Căn cứ pháp lý

Căn cứ Trả lời Hệ thống Hỏi đáp CSTC (Bộ Tài chính):

Trong thực tế, có một số hóa đơn đã xuất hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử nhưng doanh nghiệp chưa đủ căn cứ để kê khai trong kỳ do chưa nhận được hồ sơ thanh toán, chưa hoàn tất việc xác minh giao dịch hoặc do hóa đơn được lập trong kỳ nhưng ký số ở kỳ sau. Các hóa đơn này sẽ được doanh nghiệp kê khai vào kỳ tiếp theo khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Theo đó, doanh nghiệp thực hiện kê khai số thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn chưa kê khai ở kỳ trước vào chỉ tiêu [38] trên Tờ khai mẫu 01/GTGT (Do chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau). Tuy nhiên, việc kê khai này không bao gồm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào trước thuế tại các chỉ tiêu [23], [23a], [24], [24a].

Căn cứ Chính sách thuế – Báo Điện tử Chính phủ:

Tại Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, Chính phủ quy định chi tiết việc khai thuế, nộp thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

H: Nếu hóa đơn bị sai sót thì kê khai thế nào?

Đáp: Không kê khai khi hóa đơn chưa hợp lệ; yêu cầu người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trước khi kê khai.

H: Có cần nộp tờ khai bổ sung cho kỳ trước không?

Đáp: Theo hướng dẫn, không điều chỉnh các chỉ tiêu giá trị ở kỳ trước; chỉ kê khai số thuế GTGT được khấu trừ vào chỉ tiêu [38] kỳ hiện tại hoặc kỳ thích hợp khi đủ điều kiện.

H: Hồ sơ nào bắt buộc kèm theo khi kê khai bổ sung?

Đáp: Hóa đơn điện tử, hợp đồng/biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và văn bản giải trình lý do chưa kê khai kỳ trước.

H: Ai phải chịu trách nhiệm nếu sau này cơ quan thuế truy thu?

Đáp: Doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ và kê khai; kế toán cần lưu chứng từ, hồ sơ giải trình khi phát sinh vướng mắc.

Kết luận

Kê khai thuế GTGT đầu vào chưa đủ điều kiện cần thực hiện thận trọng: khi đủ hồ sơ hợp lệ thì kê khai số thuế GTGT vào chỉ tiêu [38] trên Tờ khai 01/GTGT theo hướng dẫn của Bộ Tài chính; không chuyển giá trị hàng hóa, dịch vụ vào các chỉ tiêu giá trị của kỳ trước. Kế toán cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, giải trình rõ ràng để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Đồng hành cùng ACAC Academy

Cập nhật văn bản pháp luật chỉ là bước đầu. Điều tạo ra khác biệt là biến quy định mới thành quy trình chuẩn, báo cáo chính xác và quyết định tài chính đúng lúc. ACAC Academy đồng hành cùng kế toán và CEO qua các chương trình sau:

Kế toán trưởng: Khóa huấn luyện Kế toán trưởng dành cho kế toán muốn nâng tầm tư duy quản trị và tuân thủ pháp lý.
Kế toán mới vào nghề: Khóa Kế toán tổng hợp thực hành trên nghiệp vụ và chứng từ thực tế.
Ứng dụng AI: Khóa Kế toán trưởng tích hợp AI và Khóa ứng dụng AI cho tài chính kế toán để tự động hóa công việc lặp lại.
CEO và chủ doanh nghiệp: Khóa huấn luyện quản trị tài chính – kế toán dành cho CEO giúp làm chủ con số, báo cáo tài chính và dòng tiền.
Học trực tuyến: Hệ thống E-learning ACAC để học linh hoạt theo lộ trình.