Từ ngày 01/07/2026, các quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có những thay đổi quan trọng nhằm đồng bộ với hệ thống pháp luật Thuế mới. Trong đó, các câu hỏi như “Số hóa đơn là gì?” và số hóa đơn được ghi như thế nào trên hóa đơn điện tử đang được rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán quan tâm.
1. Số hóa đơn là gì? Quy định về số hóa đơn từ ngày 01/07/2026
Theo quy định tại Mục 2 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khái niệm và đặc điểm của số hóa đơn được nêu rõ như sau:
Số hóa đơn là gì?
Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn điện tử.
Quy chuẩn hiển thị của số hóa đơn bao gồm:
- Định dạng: Được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa 8 chữ số.
- Chu kỳ phát sinh: Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, với số tối đa là 99.999.999.
- Nguyên tắc sắp xếp: Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
2. Số hóa đơn được ghi như thế nào trên hóa đơn điện tử?
Để biết số hóa đơn được ghi như thế nào trên hóa đơn điện tử trong các mô hình vận hành thực tế của doanh nghiệp, Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn 2 trường hợp cụ thể:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng dùng chung một hệ thống
Đối với tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở đồng thời sử dụng chung một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu (theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn):
- Số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Trường hợp 2: Các trường hợp đặc thù khác
Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc thông thường nêu trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo:
- Nguyên tắc tăng dần theo thời gian.
- Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng duy nhất một lần, tối đa không quá 8 chữ số.
3. Ngoài số hóa đơn, hóa đơn điện tử từ 1/7/2026 gồm những nội dung gì?
Bên cạnh việc hiểu rõ số hóa đơn là gì, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung bắt buộc khác phải hiển thị đầy đủ trên hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn (đáp ứng đúng các nguyên tắc ghi số đã nêu ở Mục 2).
- Thông tin người bán (Tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Thông tin người mua (Tên, địa chỉ, mã số thuế/mã số đơn vị quan hệ ngân sách/số định danh cá nhân).
- Thông tin chi tiết hàng hóa, dịch vụ (Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế).
- Chữ ký của người bán và người mua (hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận).
- Thời điểm lập hóa đơn (hiển thị định dạng ngày, tháng, năm dương lịch).
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã).
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan khác (nếu có).
4. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc từ ngày 01/07/2026
Để việc áp dụng hóa đơn điện tử và khai thuế diễn ra suôn sẻ, khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 quy định các nguyên tắc sử dụng như sau:
| STT | Nguyên tắc cốt lõi | Chi tiết áp dụng từ 01/07/2026 |
| 1 | Bắt buộc lập hóa đơn | Phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ theo định dạng chuẩn, ghi đầy đủ nội dung và chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác (trừ một số trường hợp ngoại lệ theo quy định của Chính phủ). |
| 2 | Tuân thủ đa luật | Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn phải tuân thủ Luật giao dịch điện tử, Luật kế toán và Luật thuế. |
| 3 | Trách nhiệm hạ tầng | Doanh nghiệp phải chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật đảm bảo kết nối, lưu trữ, bảo mật và truyền nhận dữ liệu hóa đơn đúng chuẩn. |
| 4 | Quản lý rủi ro | Dữ liệu hóa đơn được cơ quan thuế quản lý tập trung. Cơ quan thuế có quyền ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế. |
| 5 | Quyền của người mua | Người mua có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ khi mua hàng và được hưởng các chính sách khuyến khích từ Nhà nước. |
Lời kết
Hiểu rõ khái niệm số hóa đơn là gì cũng như cách ghi số hóa đơn trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp trước thềm mốc thời gian 1/7/2026. Hãy rà soát lại hệ thống phần mềm hóa đơn của đơn vị mình ngay hôm nay để đảm bảo các thuật toán nhảy số hóa đơn được cấu hình hoàn toàn chuẩn xác theo luật mới!
