Bạn là kế toán phụ trách quản lý dòng tiền của doanh nghiệp, bạn là người thu – chi các khoản mà ban lãnh đạo cũng như nhân viên đề xuất. Nhưng rất nhiều lần bạn gặp trường hợp thất thoát dòng tiền do tạm ứng cho người lao động. Nhưng khi giải quyết xong việc lại không kê khai hoàn ứng số tiền đã chi, dẫn đến thất thoát nghiêm trọng dòng tiền của doanh nghiệp.
Bạn hoang mang không biết vấn đề đang nằm ở đâu, dẫn đến sếp không tin tưởng và khiến bạn mất lòng tin trong mắt BLĐ.
Hãy yên tâm, ACAC Academy ở đây để giúp bạn giải quyết mọi vấn đề đang gặp phải.
Bạn biết không, nguyên nhân xảy ra việc thất thoát trên là do Doanh nghiệp của bạn đang thiếu “QUY TRÌNH HOÀN ỨNG”.
Hãy cùng ACAC Academy tìm hiểu về quy trình hoàn ứng nhé
1- Khái niệm hoàn ứng
Quy trình hoàn ứng là một hệ thống các bước được thiết lập để quản lý việc hoàn trả tiền cho các khoản đã tạm ứng hoặc thanh toán trước. Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ trong việc sử dụng vốn của doanh nghiệp.
2– Phân loại hoàn ứng
Có 2 loại hoàn ứng chính:
– Hoàn ứng tạm ứng: Là việc hoàn trả lại số tiền đã tạm ứng cho nhân viên, nhà cung cấp hoặc các bên liên quan khác sau khi họ đã hoàn thành công việc hoặc cung cấp dịch vụ.
– Hoàn ứng thanh toán: Là việc hoàn trả lại số tiền đã thanh toán cho một khoản hàng hóa hoặc dịch vụ khi có lý do chính đáng, ví dụ như hàng hóa bị lỗi, không đúng như mô tả, hoặc khách hàng hủy đơn hàng
3- Hậu quả khi doanh nghiệp không có quy trình hoàn ứng.
– Thất thoát dòng tiền do nhân viên không hoàn ứng sau khi tạm ứng.
– Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý các khoản tạm ứng.
– Mất thời gian và công sức xử lý các khoản hoàn ứng.
– Nguy cơ tham nhũng và gian lận.
4- Giải pháp xây dựng quy trình hoàn ứng:
Hiểu được các vấn đề mà các kế toán đang gặp phải đặc biệt là nỗi khổ của doanh nghiệp, ACAC Academy ở đây để giúp bạn bằng chi tiết các bước “HOÀN ỨNG” để bạn và doanh nghiệp không bao giờ bị thất thoát dòng tiền và quản lý dòng tiền của doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu hoàn ứng
– Người đề nghị hoàn ứng cần điền vào biểu mẫu yêu cầu hoàn ứng và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm:
+ Lý do hoàn ứng
+ Số tiền cần hoàn
+ Các chứng từ liên quan (hóa đơn, phiếu thu,…)
– Bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin và chứng từ được cung cấp.
Bước 2: Xác minh thông tin
– Bộ phận phụ trách sẽ tiến hành xác minh thông tin trong yêu cầu hoàn ứng, bao gồm:
+ Xác nhận tính chính xác của các khoản chi tiêu
+ Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ
+ Đối chiếu với các quy định về hoàn ứng của doanh nghiệp
Bước 3: Tính toán số tiền cần hoàn trả
– Sau khi xác minh thông tin, bộ phận tài chính sẽ tiến hành tính toán số tiền cần hoàn trả cho người đề nghị.
– Việc tính toán cần dựa trên các yếu tố sau:
+ Số tiền đã tạm ứng hoặc thanh toán trước
+ Số tiền đã chi tiêu thực tế
+ Các khoản chi phí được phép hoàn ứng theo quy định của doanh nghiệp
Bước 4: Phê duyệt yêu cầu hoàn ứng
– Cấp trên sẽ xem xét yêu cầu hoàn ứng và quyết định phê duyệt hoặc từ chối.
– Việc phê duyệt cần dựa trên kết quả xác minh thông tin và tính toán số tiền cần hoàn trả.
Bước 5: Thực hiện quy trình hoàn trả tiền
– Sau khi yêu cầu hoàn ứng được phê duyệt, bộ phận tài chính sẽ thực hiện việc hoàn trả tiền cho người đề nghị.
– Việc hoàn trả tiền có thể được thực hiện bằng các hình thức sau:
+ Chuyển khoản ngân hàng
+ Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
5- Lợi ích khi có quy trình Hoàn ứng trong doanh nghiệp.
Việc áp dụng quy trình hoàn ứng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
– Giảm thiểu rủi ro thất thoát tiền: Quy trình hoàn ứng giúp kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng vốn và giảm thiểu rủi ro thất thoát tiền do gian lận hoặc sai sót.
– Nâng cao hiệu quả quản lý: Quy trình hoàn ứng giúp theo dõi và quản lý các khoản chi tiêu một cách hiệu quả hơn.
– Tăng cường sự minh bạch: Quy trình hoàn ứng giúp đảm bảo tính minh bạch trong việc sử dụng vốn của doanh nghiệp.
– Tăng cường lòng tin của khách hàng: Quy trình hoàn ứng rõ ràng và hiệu quả giúp tăng cường lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Khi có quy trình hoàn ứng thì chắc chắn những vấn đề về thất thoát tiền của doanh nghiệp sẽ không bao giờ diễn ra. Bạn dễ dàng quản lý dòng tiền và nhận được sự tin tưởng trong mắt chủ doanh nghiệp.
Hiểu được rõ vấn đề của doanh nghiệp đang gặp phải, Chuyên gia Hoà Lê đã đóng gói đầy đủ các biểu mẫu quy trình hoàn ứng trong Chương 4 “XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH VÀ BIỂU MẪU” của khóa huấn luyện “Kế toán trưởng Bản Lĩnh và Tài Năng”
Bạn có thể xem demo chương 4 tại đây:
Hy vọng từ những chia sẻ trong bài viết này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của “QUY TRÌNH HOÀN ỨNG” trong doanh nghiệp.
Nếu có bất kỳ câu hỏi nào cần chúng tôi hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua số hotline: 0965.634.525
