Trong hoạt động kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn đúng quy định là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu khấu trừ thuế. Từ khi Nghị định 254 (Nghị định 254/2026/NĐ-CP) chính thức có hiệu lực, các quy định về hóa đơn giá trị gia tăng đã có những điểm mới đáng chú ý.
1. Các Hoạt Động Của Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng Theo Nghị Định 254
Theo Điều 8 Nghị định 254, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn dành riêng cho các tổ chức kinh tế khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Cụ thể, phạm vi áp dụng hay hoạt động của hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm 5 nhóm lĩnh vực sau:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa: Áp dụng cho các giao dịch thương mại, dịch vụ diễn ra trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam.
- Hoạt động vận tải quốc tế: Chặng vận tải hàng hóa, hành khách quốc tế được thực hiện bởi các doanh nghiệp khấu trừ.
- Xuất vào khu phi thuế quan: Các trường hợp đưa hàng hóa, dịch vụ vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác được pháp luật coi như xuất khẩu.
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài: Giao dịch thương mại quốc tế với các đối tác ngoài nước.
- Kinh doanh thương mại điện tử và nền tảng số: Áp dụng cho các hoạt động kinh doanh trên nền tảng số, thương mại điện tử và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
Lưu ý phân biệt: Đối với các tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sẽ sử dụng Hóa đơn bán hàng cho các hoạt động tương tự (trừ hoạt động thương mại điện tử xuyên biên giới của nhà cung cấp nước ngoài).
2. Thời Điểm Lập Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng Đối Với Hoạt Động Xuất Khẩu
Một trong những điểm mấu chốt được quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 254 là thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu).
- Quy định thời gian: Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử do người bán tự xác định.
- Hạn chót: Chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
Đối với các hoạt động khác:
- Bán hàng hóa nội địa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa).
- Cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ (không tính tiền đặt cọc giữ chỗ theo Bộ luật Dân sự).
- Giao hàng nhiều lần/từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao công đoạn đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị đã giao.
3. Quyền Và Trách Nhiệm Của Người Mua Hàng Hóa, Dịch Vụ
Bên cạnh nghĩa vụ của người bán, Nghị định 254 tại Điều 18 cũng quy định rất rõ ràng về vai trò của người mua nhằm nâng cao tính minh bạch cho nền kinh tế.
Quyền lợi của người mua:
- Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp khi mua hàng.
- Tra cứu, nhận và lưu trữ file gốc hóa đơn điện tử từ người bán.
- Sử dụng hóa đơn hợp pháp để làm căn cứ chứng minh quyền sở hữu, đăng ký tài sản, kê khai khấu trừ thuế, thanh toán vốn ngân sách hoặc nhận bồi thường thiệt hại.
- Tham gia các chương trình khuyến khích sử dụng hóa đơn hợp pháp do cơ quan thuế hoặc tổ chức kinh tế phát động.
Trách nhiệm của người mua:
- Cung cấp chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết (Mã số thuế, tên đơn vị…) để người bán lập hóa đơn.
- Sử dụng hóa đơn đúng mục đích, không mua bán hay sử dụng hóa đơn khống.
- Cung cấp thông tin trên hóa đơn cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền khi được yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
Kết luận
Việc xác định đúng quy trình và hoạt động của hóa đơn giá trị gia tăng theo Nghị định 254 giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính không đáng có. Đừng quên cập nhật thời điểm lập hóa đơn chính xác để tối ưu hóa quy trình kế toán thuế cho đơn vị của mình!
