Ngày 30/6/2026, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử.
Để giúp doanh nghiệp chủ động cập nhật và thực hiện đúng luật, bài viết này sẽ hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn đã lập sai chi tiết nhất theo đúng tinh thần của Thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/7/2026.
Quy trình 4 bước điều chỉnh hóa đơn đã lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót từ ngày 01/7/2026, kế toán cần thực hiện nghiêm ngặt theo quy trình 4 bước dưới đây:
Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử
Khi phát hiện hóa đơn đã lập sai các nội dung quan trọng như:
- Mã số thuế (MST).
- Tên hàng hóa, dịch vụ ghi không đúng quy cách, chất lượng.
- Số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế.
- Các nội dung bắt buộc khác (trừ một số trường hợp đặc biệt quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Giải pháp: Người bán được quyền lựa chọn một trong hai phương thức: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai.
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua
Tùy vào đối tượng người mua, người bán thực hiện các thủ tục sau trước khi xuất hóa đơn mới:
- Đối với người mua là tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh: Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Người bán lưu giữ văn bản này để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Đối với người mua là cá nhân không kinh doanh: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo công khai trên website của mình (nếu có).
Lưu ý các trường hợp KHÔNG bắt buộc lập văn bản thỏa thuận:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch (điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Hoạt động mua bán hàng hóa trực tiếp trên các nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh nội dung sai
Nếu lựa chọn phương án điều chỉnh, trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ:
- “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh đến người mua
- Đối với hóa đơn điện tử KHÔNG có mã của cơ quan thuế: Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới và gửi trực tiếp cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử CÓ mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn mới, gửi lên cơ quan thuế để cấp mã, sau đó mới gửi hóa đơn đã cấp mã cho người mua.
Đặc biệt, nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng một thông tin (như người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất…) trên nhiều hóa đơn của cùng một khách hàng, người bán được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm theo Bảng kê mẫu số 01/BK-ĐCTT ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bảng tra cứu nhanh 23 trường hợp xử lý hóa đơn sai sót từ 01/7/2026
Để thuận tiện trong quá trình làm việc, dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết cách xử lý đối với từng trường hợp sai sót cụ thể:
| STT | Trường hợp sai sót phát sinh | Cách xử lý theo Thông tư 91/2026/TT-BTC |
|---|---|---|
| 1 | Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ nhưng KHÔNG sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Không lập lại hóa đơn. Thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Không điều chỉnh hóa đơn nếu không sai các mục ở STT 2. |
| 2 | Sai MST, tên hàng, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác | Được chủ động lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. |
| 3 | Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh | Phải ghi rõ dòng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. |
| 4 | Thực hiện lập hóa đơn thay thế | Phải ghi rõ dòng: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. |
| 5 | Trong cùng tháng phát sinh nhiều hóa đơn cùng sai của cùng một người mua | Được lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung kèm theo Bảng kê 01/BK-ĐCTT. |
| 6 | Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế | Lập văn bản thỏa thuận đối với tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh; thông báo đối với cá nhân tiêu dùng (trừ các trường hợp được miễn). |
| 7 | Sai sót hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu | Bắt buộc lập hóa đơn thay thế (trừ trường hợp trả lại tài sản theo điểm c.2 khoản 5). |
| 8 | Đối với ngành hàng không (hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển) | Coi là hóa đơn điều chỉnh tự động, không cần ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho…”. |
| 9 | Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế | Điều chỉnh/thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp của kỳ sau, không cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. |
| 10 | Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi bị thiếu hoặc sai sót | Thực hiện gửi Bảng tổng hợp bổ sung cho cơ quan thuế. |
| 11 | CSDL thông tin chi tiết giao dịch gửi cơ quan thuế bị thiếu hoặc sai sót | Gửi Bảng thông tin chi tiết giao dịch bổ sung. |
| 12 | Cơ quan thuế tự phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo | Người bán thực hiện rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế. |
| 13 | Điều chỉnh quyết toán dự án, công trình, giá bán theo kết luận của cơ quan nhà nước | Lập hóa đơn mới cho phần giá trị chênh lệch (ghi số dương nếu tăng, ghi số âm nếu giảm). |
| 14 | Chiết khấu thương mại theo doanh số hoặc sản lượng cuối kỳ | Điều chỉnh trực tiếp trên hóa đơn lần mua cuối cùng hoặc kỳ sau; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh riêng kèm bảng kê. |
| 15 | Khách hàng trả lại hàng hóa (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị) | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh; trường hợp hai bên có thỏa thuận thì người mua lập hóa đơn trả hàng. |
| 16 | Trả lại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu | Nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT thì người mua trực tiếp lập hóa đơn trả lại tài sản. |
| 17 | Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng trong ngành bảo hiểm | Doanh nghiệp bảo hiểm lập hóa đơn điều chỉnh; có hướng dẫn riêng đối với phí chưa thu tiền. |
| 18 | Hủy hoặc chấm dứt giao dịch sau khi đã thu tiền trước (bất động sản, xây dựng, dịch vụ…) | Thực hiện điều chỉnh hóa đơn đã lập thu tiền trước đó. |
| 19 | Hoàn phí dịch vụ ngân hàng, thanh toán | Lập hóa đơn điều chỉnh nhưng không bắt buộc ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn…”. |
| 20 | Doanh nghiệp viễn thông bán thẻ trả trước | Lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên số liệu bảng kê sử dụng thẻ thực tế. |
| 21 | Bán khí thiên nhiên, phát sinh chênh lệch tỷ giá khi thanh toán | Lập hóa đơn điều chỉnh cho phần giá trị chênh lệch phát sinh. |
| 22 | Đã lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế nhưng tiếp tục phát hiện có sai sót mới | Các lần phát hiện sai tiếp theo phải áp dụng đúng hình thức đã chọn ở lần đầu (nếu chọn điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh; chọn thay thế thì tiếp tục thay thế). |
| 23 | Hóa đơn bị sai sót nhưng không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn | Chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hình thức lập hóa đơn thay thế. |
Các trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử từ 01/7/2026
Bên cạnh hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, doanh nghiệp cũng cần nắm vững các trường hợp được miễn sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo luật thuế TNDN (trừ trường hợp chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
- Hộ, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản; cung cấp sản phẩm/dịch vụ nội dung số về giải trí, game, phim, ảnh, nhạc, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
- Hộ, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được doanh nghiệp đầu mối khấu trừ thuế tại nguồn.
- Các khoản phí/thu phát sinh từ: Tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán sơ cấp, giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
- Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế khác.
- Điều chuyển tài sản nội bộ giữa công ty mẹ và các đơn vị hạch toán phụ thuộc (và ngược lại); điều chuyển tài sản khi thực hiện chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Máy móc, thiết bị, công cụ cho mượn là tài sản cố định phục vụ gia công hàng hóa không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.
- Các trường hợp quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP về Luật Thuế GTGT:
- Hàng hóa, dịch vụ xuất dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh.
- Hàng hóa, dịch vụ tự chế, tự xây dựng để phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ sở.
- Các khoản thu không liên quan đến bán hàng như bồi thường bằng tiền, tiền thưởng, thu đòi người thứ ba trong bảo hiểm, thu hộ/chi hộ cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính.
Trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Căn cứ Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải tuân thủ các trách nhiệm sau:
- Bảo mật thông tin tài khoản: Quản lý an toàn tên đăng nhập và mật khẩu của các tài khoản xuất hóa đơn được cơ quan thuế cấp.
- Chịu trách nhiệm pháp lý: Đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan thuế để cấp mã.
- Gửi hóa đơn kịp thời: Gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua ngay sau khi nhận được kết quả từ cơ quan thuế. Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, phải chuyển dữ liệu về cơ quan thuế vào cuối ngày (trừ các dịch vụ đặc thù quy định riêng).
Hy vọng bài viết này đã mang lại thông tin hữu ích và trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện đúng quy định hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn đã lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hãy lưu lại bài viết và chia sẻ cho phòng kế toán của bạn để tránh các sai sót pháp lý không đáng có nhé!
