Nội quy lao động 2026: Mẫu tham khảo, hồ sơ, hạn nộp và cách đăng ký online

Tháng mười 6, 2026
5:11 chiều

Cập nhật: 06/10/2026

Nội quy lao động 2026 cần có những nội dung nào? Doanh nghiệp nộp hồ sơ ở đâu, trong bao lâu và khi nào được áp dụng? Đây là những câu hỏi mà chủ doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và kế toán phụ trách hồ sơ lao động thường gặp. Từ ngày 10/9/2026, mức xử phạt cũng đã chuyển sang Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?

Người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký (Điều 118, 119 Bộ luật Lao động 2019).

Đơn vị dưới 10 người lao động không bắt buộc có nội quy bằng văn bản. Tuy vậy, nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất vẫn phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động (Điều 118 BLLĐ, Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Vì vậy, doanh nghiệp nhỏ vẫn cần xác định rõ giờ làm việc, trách nhiệm bảo quản tài sản và cách xử lý vi phạm. “Không phải đăng ký” không có nghĩa là “không cần quản lý kỷ luật”.

Khi rà soát ngưỡng 10 người, hãy đối chiếu danh sách nhân sự thực tế với hồ sơ hợp đồng lao động. Đừng chỉ nhìn số người đóng bảo hiểm rồi kết luận.

Đăng ký nội quy lao động ở đâu?

Theo Quyết định 628/QĐ-BNV, hồ sơ nộp cho Sở Nội vụ. Một số địa phương ủy quyền cho cơ quan chuyên môn cấp xã (như Phòng Văn hóa – Xã hội) tiếp nhận. Doanh nghiệp có thể nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc qua bưu điện, tùy cách địa phương tổ chức.

Không phải mọi UBND cấp xã đều có thẩm quyền tiếp nhận. Hãy tra cứu thủ tục do địa phương công bố để chọn đúng cơ quan. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh nên hỏi trực tiếp Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở chính.

Nếu dùng hồ sơ cũ, cần sửa lại tên cơ quan nhận. Các mẫu ghi cơ quan cấp huyện hoặc tên đơn vị trước khi sắp xếp bộ máy có thể không còn phù hợp.Nội quy lao động cần có 9 nhóm nội dung nào?

Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định 9 nhóm nội dung chủ yếu. Doanh nghiệp cần cụ thể hóa theo công việc, địa điểm và cách vận hành của mình.

a. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Nêu rõ lịch làm việc, ca làm việc, giờ bắt đầu và kết thúc, các chế độ nghỉ. Làm rõ cách chấm công, đầu mối nhận đơn nghỉ và quy trình báo khi không thể đến làm. Doanh nghiệp có cả nhân viên văn phòng và làm theo ca nên quy định riêng cho từng nhóm.

b. Trật tự tại nơi làm việc

Gồm phạm vi làm việc, đi lại, trang phục, ứng xử và tuân thủ phân công. Hãy mô tả hành vi cụ thể như tự ý rời vị trí, dùng thiết bị không được giao. Những câu như “phải có thái độ tốt” khó áp dụng vì không xác định được hành vi.

c. An toàn, vệ sinh lao động

Quy định trách nhiệm tuân thủ quy trình an toàn, phòng cháy chữa cháy, dùng phương tiện bảo vệ cá nhân và giữ vệ sinh. Doanh nghiệp sản xuất gắn nội dung với máy móc, khu vực nguy cơ. Văn phòng tập trung vào an toàn điện, lối thoát hiểm và báo sự cố. Cần chỉ rõ người tiếp nhận thông tin khi phát hiện nguy hiểm.

d. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Đừng chỉ ghi một câu nghiêm cấm. Cần thiết kế cách tiếp nhận phản ánh, người xử lý, thời hạn giải quyết và biện pháp bảo mật (Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Nên có đầu mối thay thế nếu người bị phản ánh chính là quản lý trực tiếp.

e. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và dữ liệu

Làm rõ tài sản, thông tin, tài liệu cần bảo vệ và trách nhiệm của người được giao quản lý. Với phòng kế toán, nên xác định cách dùng tài khoản phần mềm, lưu chứng từ, bàn giao dữ liệu và chia sẻ báo cáo tài chính nội bộ. Doanh nghiệp có thể bổ sung quy tắc khi đưa dữ liệu lên công cụ AI (loại dữ liệu được dùng, dữ liệu phải ẩn danh, trường hợp cần xin phép). Đây là đề xuất quản trị, không phải yêu cầu bắt buộc.

g. Tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác

Nêu các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh có thể tạm chuyển công việc. Theo Điều 29 Bộ luật Lao động, thời gian tạm chuyển không quá 60 ngày cộng dồn trong 01 năm, và người sử dụng lao động phải báo trước ít nhất 3 ngày làm việc. Không nên viết quá rộng kiểu “công ty được điều chuyển bất cứ lúc nào”. Thiếu báo trước hoặc thông báo không rõ thời hạn có thể bị phạt 1–3 triệu đồng (Điều 17 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

h. Hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật

Mô tả từng hành vi và cách xử lý tương ứng. Ví dụ với việc tự ý chia sẻ thông tin khách hàng, cần xác định loại thông tin được bảo vệ, hành vi bị cấm và trách nhiệm người được cấp quyền truy cập.

Pháp luật quy định 4 hình thức kỷ luật: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức và sa thải. Không được phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật. Chỉ được xử lý hành vi đã quy định trong nội quy, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động.

i. Trách nhiệm vật chất

Thể hiện các trường hợp gây thiệt hại, trách nhiệm bồi thường và người có thẩm quyền xử lý. Nên lập hồ sơ bàn giao máy tính, thiết bị, công cụ để xác định tình trạng tài sản và người quản lý khi có sự cố. Tránh điều khoản bắt bồi thường mọi tổn thất mà không xét nguyên nhân và lỗi.

k. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật

Xác định bằng chức danh phù hợp cơ cấu doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự nên kiểm tra nội quy, hồ sơ đại diện và văn bản ủy quyền có thống nhất không, để người ký quyết định xử lý đúng thẩm quyền.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?

Hồ sơ gồm 01 bộ với các thành phần:

Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu nơi đó có tổ chức này.
Các văn bản quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.

Thủ tục không thu phí, lệ phí và không quy định mẫu đơn thống nhất. Trước khi số hóa, hãy kiểm tra tên doanh nghiệp, địa chỉ, số văn bản, ngày ban hành và chữ ký có khớp nhau không. Đặt tên tệp theo thứ tự (“01_De_nghi_dang_ky”, “02_Noi_quy_lao_dong”) để dễ kiểm tra. Tệp cần rõ chữ, đủ trang, đúng định dạng hệ thống yêu cầu.

Hướng dẫn đăng ký nội quy lao động online

Bắt đầu tại Cổng Dịch vụ công quốc gia, tìm thủ tục “Đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp”, mã 2.001955. Tên nút, cách đăng nhập và yêu cầu tệp có thể khác theo từng hệ thống địa phương.

Chuẩn bị hồ sơ điện tử. Hoàn thiện văn bản, kiểm tra chữ ký, phụ lục. Mở thử từng tệp để chắc không lỗi, không thiếu trang, không đặt mật khẩu.
Đăng nhập hệ thống. Dùng phương thức cổng đang hỗ trợ. Nếu giao nhân viên làm, ghi rõ người phụ trách và thông tin liên hệ nhận thông báo.
Tìm đúng thủ tục. Tra theo tên hoặc mã, đọc lại đối tượng và thành phần hồ sơ. Đừng chọn nhầm thủ tục tên gần giống.
Chọn địa phương và cơ quan nhận. Nếu hệ thống chuyển sang cổng khác, kiểm tra lại tên thủ tục và cơ quan.
Điền thông tin, tải tài liệu. Tải từng tài liệu vào đúng mục. Kiểm tra kỹ số điện thoại, email vì đây có thể là kênh nhận yêu cầu bổ sung.
Gửi và lưu xác nhận. Ký số hoặc xác nhận theo yêu cầu, rồi gửi. Lưu mã hồ sơ, biên nhận và bản đã nộp.
Theo dõi và bổ sung. Nếu có thông báo chỉnh sửa, đọc kỹ từng yêu cầu và rà soát toàn bộ nội quy trước khi nộp lại. Nếu hệ thống lỗi kéo dài, liên hệ đầu mối hỗ trợ hoặc dùng phương thức nộp khác mà thủ tục cho phép.

Hạn nộp và thời điểm nội quy có hiệu lực

Mốc	Ý nghĩa	Căn cứ
10 ngày	Hạn nộp hồ sơ, tính từ ngày ban hành nội quy	Điều 119 BLLĐ
7 ngày làm việc	Cơ quan rà soát, thông báo sửa đổi nếu nội dung trái pháp luật	Quyết định 628/QĐ-BNV
15 ngày	Nội quy có hiệu lực, tính từ ngày cơ quan nhận được hồ sơ đăng ký	Điều 121 BLLĐ

Đơn vị dưới 10 người lao động tự ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quy định trong nội quy.

Hãy lưu riêng ngày ban hành, ngày gửi và ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ. Đừng lấy thời điểm bấm “nộp” làm căn cứ duy nhất khi hồ sơ còn bị yêu cầu bổ sung.

Mẫu nội quy lao động 2026 nên xây dựng thế nào?

Không có mẫu nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Hãy chỉnh theo ngành nghề, ca làm việc và tài sản thực tế. Khung tham khảo:

Phần	Nội dung đề xuất
Thông tin văn bản	Tên doanh nghiệp, số văn bản, ngày ban hành
Quy định chung	Phạm vi, đối tượng áp dụng
Làm việc và nghỉ ngơi	Lịch làm việc, ca, nghỉ, chấm công
Trật tự, an toàn	Ứng xử, trang phục, an toàn tại nơi làm việc
Phòng chống quấy rối	Hành vi, đầu mối tiếp nhận, cách xử lý
Tài sản và bảo mật	Quản lý thiết bị, tài liệu, dữ liệu
Chuyển công việc	Các trường hợp và cách thực hiện
Kỷ luật, vật chất	Hành vi, hình thức xử lý, bồi thường
Tổ chức thực hiện	Thẩm quyền, hiệu lực, phổ biến nội quy

Đây là khung biên soạn tham khảo, chưa phải bản hoàn chỉnh để nộp.

Nội quy lao động từ 10/9/2026

Ngày 10/9/2026 là ngày Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực, không phải hạn chót đăng ký chung cho mọi doanh nghiệp. Các hành vi về nội quy được quy định tại Điều 25:

Hành vi	Cá nhân	Tổ chức (doanh nghiệp)
Không thông báo nội quy cho toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết nội dung chính	1–3 triệu	2–6 triệu
Không có nội quy bằng văn bản khi dùng từ 10 lao động; không đăng ký nội quy; không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động; dùng nội quy chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực	5–10 triệu	10–20 triệu
Phạt tiền hoặc cắt lương thay xử lý kỷ luật; xử lý kỷ luật hành vi không quy định trong nội quy/hợp đồng/pháp luật	20–40 triệu	40–80 triệu

Mức phạt trong nghị định là mức cho cá nhân; tổ chức bị phạt gấp 2 lần, còn hộ kinh doanh bị xử phạt như cá nhân. Việc áp dụng cụ thể còn phụ thuộc hành vi, chủ thể và quy định chuyển tiếp.

Tránh ghi kiểu “đi muộn phạt 100.000 đồng” trong nội quy. Người lao động có ký đồng ý cũng không làm điều khoản trái luật trở nên hợp lệ.

Sau đăng ký, doanh nghiệp cần làm gì?

Phổ biến và niêm yết: thông báo nội quy đến toàn bộ người lao động và niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết (khoản 4 Điều 118 BLLĐ). Lưu bằng chứng triển khai.
Đưa vào quy trình nhân sự: tổ chức buổi hướng dẫn ngắn, gửi bản điện tử, đưa nội quy vào tài liệu cho nhân viên mới.
Lưu hồ sơ tập trung: bản đã ban hành, hồ sơ góp ý, biên nhận đăng ký và các thông báo. Quản lý phiên bản mỗi khi sửa để các phòng ban không dùng bản khác nhau.
Không tự đặt thêm quy định bất lợi: sau khi đã đăng ký, không đưa ra quy định kỷ luật hay trách nhiệm vật chất khác bất lợi hơn cho người lao động.
Nhiều địa điểm: phân công người phụ trách triển khai tại từng nơi.

Câu hỏi thường gặp

Công ty có đúng 10 lao động có phải đăng ký không?
Có. Ngưỡng áp dụng là từ 10 người lao động trở lên.

Nội quy có phải đăng ký lại mỗi năm không?
Không có yêu cầu đăng ký lại chỉ vì sang năm mới.

Sửa đổi nội quy lao động có phải đăng ký lại không?
Có. Khi sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành nội quy mới, doanh nghiệp cần thực hiện lại thủ tục đăng ký để nội dung mới có hiệu lực.

Có cần văn bản góp ý nếu chưa có tổ chức đại diện người lao động?
Thành phần này chỉ áp dụng nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Không tự tạo hồ sơ góp ý của một tổ chức chưa tồn tại.

Nộp online xong có được áp dụng ngay không?
Không. Cần xác định đúng thời điểm cơ quan nhận đủ hồ sơ và mốc hiệu lực 15 ngày.

Có bắt buộc dùng mẫu nội quy trên mạng không?
Không. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng, miễn bảo đảm đủ 9 nhóm nội dung và không trái pháp luật.

Kết luận

Nội quy lao động 2026 là nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự minh bạch, bảo vệ tài sản và hạn chế tranh chấp. Doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký theo quy định.

Để làm đúng, hãy bảo đảm đủ 9 nhóm nội dung, nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày ban hành, theo dõi mốc 15 ngày để biết khi nào nội quy có hiệu lực, và xác nhận đúng cơ quan tiếp nhận tại địa phương. Sau đăng ký, đừng quên phổ biến và niêm yết nội dung chính, vì thiếu bước này cũng có thể bị phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Chủ doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và kế toán nên rà soát nội quy đang dùng, sửa các điều khoản chưa phù hợp (đặc biệt điều khoản phạt tiền, cắt lương) và hoàn thiện hồ sơ đăng ký. Bạn muốn nắm chắc nghiệp vụ nhân sự, tiền lương, bảo hiểm để tự tin xử lý hồ sơ lao động? Tìm hiểu khóa học của ACAC.

Căn cứ pháp lý: Bộ luật Lao động 2019 (Điều 29, 118–121, 124, 127); Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 69, 85); Quyết định 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025; Nghị định 283/2026/NĐ-CP (Điều 7, 17, 25).

Đồng hành cùng ACAC Academy

Cập nhật văn bản pháp luật chỉ là bước đầu. Điều tạo ra khác biệt là biến quy định mới thành quy trình chuẩn, báo cáo chính xác và quyết định tài chính đúng lúc. ACAC Academy đồng hành cùng kế toán và CEO qua các chương trình sau:

Kế toán trưởng: Khóa huấn luyện Kế toán trưởng dành cho kế toán muốn nâng tầm tư duy quản trị và tuân thủ pháp lý.
Kế toán mới vào nghề: Khóa Kế toán tổng hợp thực hành trên nghiệp vụ và chứng từ thực tế.
Ứng dụng AI: Khóa Kế toán trưởng tích hợp AI và Khóa ứng dụng AI cho tài chính kế toán để tự động hóa công việc lặp lại.
CEO và chủ doanh nghiệp: Khóa huấn luyện quản trị tài chnh – kế toán dành cho CEO giúp làm chủ con số, báo cáo tài chính và dòng tiền.
Học trực tuyến: Hệ thống E-learning ACAC để học linh hoạt theo lộ trình.